Zeitmanagement – gute Techniken für mehr Effektivität

Warum überhaupt das Thema Zeitmanagement? Jeder Person stehen 24 Stunden Zeit pro Tag zur Verfügung. Jeder hat also rein theoretisch gleich viel Zeit zur Verfügung.

Kein Zeitmanagement? Warum nicht?

Subjektiv gesehen, empfindet jeder Mensch die zur Verfügung stehende Zeit unterschiedlich. Dem einen reicht sie aus, um alles zu erledigen, eine andere hat ständig Zeit übrig und ein anderer wiederum klagt, er hätte nie genug Zeit, um seine Aufgaben zu erledigen.

Zum anderen hat auch jeder Mensch einen unterschiedlichen Bio-Rhythmus. Die einen sind morgens aktiv. Andere brauchen etwas länger um in Schwung zu kommen. Das Produktivitäts-Hoch kann früh morgens sein, oder aber mitten in der Nacht. Bei den Menschen gibt es eben deutliche Unterschiede des Zeitmanagements.

Allerdings hört man heutzutage sehr oft die Klage, die Zeit reiche nicht aus. Der Stress sei zu groß und das Leben generell zu schnell. Vieles schafft man aufgrund anderer Prioritäten nicht. Wann also erledigt man all seine Aufgaben und wie sieht die beste Zeitplanung aus? Genau um diese wichtige Planung der eigenen Arbeit soll es im Folgen gehen.

Und genau hier setzt das Zeitmanagement an. Es beinhaltet Prinzipien und Methoden. Richtig eingesetzt hilft es, die vielen Anforderungen des Arbeitslebens und die Aspekte des Privatlebens ohne Stress bewältigen zu können. Und das, ohne das uns die Aufgaben über den Kopf wachsen. Somit hilft Zeitmanagement in Beruf, Familie und Studium. Gutes Zeitmanagement begleitet uns ein Leben lang.

Ein geregelter Tag führt nicht nur zu weniger Stress sondern erlaubt auch höhere Erfolgserlebnisse. Je besser man sich einen Überblick über seine Aufgaben verschafft, desto genauer funktioniert auch die Zeitplanung am Ende. Die Aufgaben sollten genau auf den Tag verteilt sein, sodass man diese leichter nacheinander erledigen kann.

Wir haben in diesem Artikel die wichtigsten Aspekte über das Zeitmanagement für Dich zusammengestellt. Natürlich unter besonderer Berücksichtigung von unseren Kernthemen:

• • • • • Marketing Consulting
        • Neukundengewinnung
        • Kundenwachstum

Was spricht für Zeitmanagement?

Eine gute Zielplanung und Zeitmanagement, das ausgefeilte und erprobte Arbeitstechniken beinhaltet, steigert Deine Leistungsfähigkeit. Zeitmanagement reduziert den Leistungsdruck, steigert die Produktivität und somit letztendlich Deinen Erfolg. Schauen wir uns das Zeitmanagement einmal genauer an.

Wenn man die Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements benutzt, kommt man in den Genuss der folgenden Vorteile:

• • • • • besserer Überblick über zu erledigende Aufgaben,
        • eindeutige Prioritäten,
        • größerer Spielraum für Kreativität,
        • Stressreduzierung und Stressvermeidung,
        • mehr Freizeit.

Gerade für eine Werbeagentur oder auch Marketing Consulting Agentur, wie wir es sind, ist das Zeitmanagement wichtig. Beim Zeitmanagement ist schließlich die Schaffung eines größeren Freiraums für Kreativität von entscheidender Bedeutung. Nur wer seinen Kopf frei hat, kann kreativ sein und gutes Marketing und Werbung erschaffen. Eine genau definierte Zeitplanung gewinnt an immer größerer Bedeutung für die Menschen.

Mithilfe der Zeitplanung stellen sich Menschen ihre Tätigkeiten zusammen.  Wichtig ist, dass man die Aufgaben über den Tag verteilt und genau plant, wann man welche Tätigkeiten erledigen möchte. Du solltest Dich nicht nacheinander den Aufgaben/ Tätigkeiten spontan stellen. Für eine genau durchgeplante Struktur des Zeitmanagements, muss sich die Planung auf den gesamten Tag beziehen. Nur das führt zu einem guten Überblick Deiner Aufgaben/Tätigkeiten.

Beispielsweise werden im Rahmen einer Bewerbung Kandidaten heutzutage oft Tests unterzogen. Das wird gemacht, um festzustellen, ob sie zu gutem Zeitmanagement fähig sind. Häufig wird bei größeren Unternehmen sogar regelmäßig ein Seminar oder Coaching zum Thema Zeitmanagement im Jahr mit eiungeplant.

Auch als Kleinunternehmer solltest Du das Thema Zeitmanagement auf keinen Fall vernachlässigen. Ganz im Gegenteil bei sich selbst, aber auch bei der Einstellung neuer Bewerber darauf achten ob evtl. entsprechende Kenntnisse bereits vorhanden sind.

Was gehört zum Zeitmanagement?

Wer seine Arbeitsplanung nach einem effektiven Zeitmanagement erstellen möchte, der sollte zunächst mit der systematischen Arbeitsvorbereitung beginnen. Hier ist es beim Zeitmanagement wichtig, die bestmögliche Balance aus Arbeitsaufwand und Ergebnis zu erreichen und die Dinge nicht viel zu perfekt zu gestalten.

Lege am besten im Vorfeld fest, welches Ergebnis Du mit welchen Mitteln erreichen möchtest.

• • • • • Welche Qualität soll das Endergebnis haben
        • welchen Aufwand benötigst Du?
        • wie viel Zeit?
        • Motivation?
        • Leistung?
        • Know-how?
        • Was also musst Du investieren?

Für eine gute Zeitplanung sind diese wichtigen Punkte/ Fragen einzuhalten. Nur wer sich einen genauen Überblick verschafft, weiß wann er welche Aufgaben erledigen oder Mittel hinzuziehen muss. Diese Informationen sind Anforderungen eines guten Zeitmanagements.

Wichtig ist hierbei auch die Bewertung der einzelnen Aufgaben. Da man auf diese Weise zu einer Priorisierung der wirklich wichtigen Tätigkeiten kommt. Nur so können Ressourcen im Zeitmanagement optimal geplant werden.

Eine bekannte und beliebte Methode, um Prioritäten zu setzten ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip:

Priorität A – Die Aufgabe ist wichtig und dringlich

• • • • • es steht ein Termin dahinter
        • die Aufgabe ist wichtig für die Zukunft des Unternehmens
        • die Aufgabe ist wichtig für Deine persönlichen Ziele
          Stelle alle erforderlichen Ressourcen und Kompetenzen in vollem Umfang zur Erfüllung der Aufgabe zur Verfügung.

Priorität B – Die Aufgabe ist wichtig, aber nicht dringend

• • • • • Die Aufgabe ist zwar wichtig, aber es gibt noch keinen Termin
          Du solltest möglichst bald einen Termin festsetzen.

Priorität C – Die Aufgabe ist dringend, aber nicht relevant für die aktuell wichtigste Tätigkeit

• • • • • Aufgaben, die nicht aufgeschoben werden sollten, aber dennoch nicht so wichtig sind (Kopierarbeiten, E-Mail beantworten, auf Anrufe reagieren, etc.)
        • Wenn Du alleine arbeitest, solltest Du versuchen solche Aufgaben en bloc zu erledigen. Ansonsten sollten diese Arbeiten delegiert werden (Sekretärin, Assistent, Praktikant, etc.)

Keine Priorität – Die Aufgabe ist weder wichtig noch dringend

• • • • • Ein typischer Fall für den Papierkorb.

Beispiel aus unserem Arbeitsalltag: Unsere Agentur soll eine Landing Page neu gestalten, und zwar mit dem Ziel, die Neukundengewinnung zu verbessern. Zu einem bestimmten Termin soll das erste Konzept in Form einer PowerPoint-Präsentation dem Kunden vorgestellt werden. Die Erstellung der Präsentation ist demnach eine Priorität A, da es einen konkreten Termin gibt.

Die beauftragte Werbeagentur soll im Rahmen des Projekts eine Liste mit Freelancern zusammenstellen. Da kein Termin festgelegt wurde, handelt es sich um eine Priorität B.

Wie lernt man Zeitmanagement?

Obwohl das eventuell auf den ersten Blick nicht sehr kompliziert aussieht, hat es das Zeitmanagement in sich. Das kann unter anderem daran liegen:

• • • • • alte Gewohnheiten,
        • Zeitfallen und vor allem
        • die Tatsache, dass manche Menschen große Schwierigkeiten haben, Prioritäten zu setzten.

Vor allem was Balance, Beruf und Familie angeht. Diese Punkte führen dazu, dass die erfolgreiche Umsetzung des Zeitmanagement oft nicht gelingt.

Eine hervorragende Option für gutes Gelingen ist das Coaching. Das Coaching hilft die Prinzipien und Methoden des Zeitmanagements zu lernen und dann auch erfolgreich in die Praxis umzusetzen.

Im Coaching kannst Du all jene Themen und Aspekte Deines Lebens reflektieren, die normalerweise zu kurz kommen. Obendrein kannst Du wertvolle praxisnahe Tipps erhalten.

Du erlernst Zeitmanagement Methoden, Techniken und Tipps, die Dir helfen, Dein alltägliches Arbeitspensum besser zu bewältigen. Auch lernst Du Deine persönlichen und beruflichen Ziele so zu erreichen.

Der große Vorteil vom Coaching:

• • • • • Du kannst direkt im Anschluss die Praxis anwenden
        • theoretisches Erlernen von Methoden im Zeitmanagement
        • Anwendung auf praktische Probleme und konkrete Situationen

Diese Punkte wirst du mithilfe eines Coaching erfolgreich umsetzen können. Und zwar mit dem Beistand eines erfahrenen Profis.

Die für Dich individuell passende Lösung

Ein guter und erfahrener Coach erarbeitet mit Dir zusammen eine individuell passende Lösung, mit der Du Störfaktoren ausschalten und Deine Zeit besser planen kannst. Zudem gibt er natürlich stets viele praktische Tipps, die den Prozess wesentlich erleichtern.

Natürlich kann das Coaching individuell oder auch in einem Seminar oder Workshop erfolgen. Auch eine Kombination beider Methoden ist denkbar und sinnvoll. Ein Seminar hat den Vorteil, dass es in der Regel kostengünstiger ist. Zudem können sich die Teilnehmer in einem Seminar untereinander austauschen und gegenseitig voneinander lernen. So kommen Fragen und Kommentare allen Teilnehmern eines Seminars zu Gute. Für viele Menschen ist dies eine der besten Optionen zum Lernen.

Wissen heißt noch lange nicht umsetzen

Zeitmanagement haben manche Menschen übrigens auch oft schon im Studium erlernt, dann aber im hektischen, stressgeladenen Arbeitsalltag wieder vergessen.

Zu guter Letzt kann man natürlich auch ein gutes Buch oder Ebook erwerben und sich im Alleingang über das Thema informieren. Ein Ebook sollte übrigens immer auch konkrete Checklisten und Übungen enthalten, damit das Thema nicht nur theoretisch, sondern praxisbezogen nähergebracht werden kann.

Wenn Du mehr Fragen hast und detailliertere Antworten in Sachen Zeitmanagement Methoden bekommen möchtest, kannst Du in unserem Artikel „Zeitmanagement Methoden“ fündig werden. Ein weiteres sehr gute Tool in der Praxis ist der Erfolgsplaner, diesen kannst Du Dir mit einem Klick auf unseren Link direkt Gratis herunterladen.

Ziele im Zeitmanagement Coaching

Das Coaching in den Bereichen Zeitmanagement und Selbstmanagement hilft den Kunden eine individuell zugeschnittene Kombination verschiedener erfolgreicher Arbeitsmethoden und Tipps zusammenzustellen.

Mit dieser Hilfe können konkrete und aktuelle Situation in Beruf und Privatleben leicht bewältigt werden. Das Coaching hilft Dir auf diese Weise, Deinen Tagesablauf kritisch zu analysieren und zu verbessern, gefürchtete Zeitdiebe zu erkennen und auszuschalten. Auch Termine und Aufgaben besser planen zu können und entsprechend moderner Zeitmanagement Methoden zu optimieren.

Das Pareto Prinzip im Zeitmanagement!

Das Pareto Prinzip kann auf die verschiedensten Unternehmensbereiche angewandt werden und konnte seit seiner Entdeckung vielfach bestätigt werden. Es besagt im Wesentlichen, dass mit sehr wenig Aufwand (20%) ein maximaler Ertrag (80%) erzielt werden kann. Oder umgekehrt ausgedrückt, dass der größte Teil des Aufwands (80%) für einen nur sehr geringen Ertrag (20%) verschwendet wird. Typische Ansatzgebiete für das Pareto Prinzip sind zum Beispiel:

• • • • • Zeitmanagement
        • Vertrieb
        • Marketing

In den Unternehmen wird natürlich Leistung gefordert. Physikalisch betrachtet bedeutet Leistung nichts anderes als das Verhältnis von Arbeit pro Zeit. Wer viel Arbeit in kurzer Zeit bewältigt, erbringt eine hohe Leistung, wohingegen ein Mitarbeiter, der wenig Arbeit in langer Zeit erledigt, eine geringe Leistung bringt.

Mit in einem sogenannten Pareto-Diagramm kann man dies sehr übersichtlich darstellen. Dabei stellt man in Säulen den Aufwand dar, der zur Erzielung von einem gewünschten Resultat eingesetzt wird.

So steigerst Du die Leistung und die Effektivität

Die Leistung kann am besten gesteigert werden, indem man z.B. ein aktuelles Projekt in der Hälfte der üblichen Zeit erledigt. Um dies schaffen zu können, sollte man als erstes unbedingt nach sogenannten „Zeitdieben“ suchen. Darunter versteht man all jene Dinge, die Zeit verbrauchen, aber für das Projekt nicht zwingend notwendig sind.

Zum Pareto Prinzip findest Du übrigens auch einen Speed Workshop in unserem Downloadbereich. Klicke dazu einfach auf den Button und Du erfährst mehr vom Pareto Prinzip und findest dort auch den passenden GRATIS Download.

Fazit

Fazit zum Artikel Zeitmanagement

Gutes Zeitmanagement ist außerordentlich wichtig für Beruf und Privatleben. Ein professionelles Coaching oder auch ein gutes Seminar oder Ebook zum Thema können Dir helfen, entsprechende Methoden zu erlernen und sofort auf die Praxis anzuwenden. Auf diese Weise kannst Du Stress abbauen und im Beruf erfolgreicher sein.

Prioritäten sind wichtig, um zielgerichtet und somit effizient arbeiten zu können. Der Download vom Pareto Prinzip Speed Workshop und auch der Erfolgsplaner hilft Dir garantiert dabei. Beides findest Du kostenfrei im Bereich Downloads hier auf dieser Seite.

Klicke hier und Dir werden alle Downloads angezeigt.