Nicht alle Menschen kommen in den Genuss eines professionellen Consultings und Coaching oder können ein entsprechendes Marketing Seminar besuchen. Denn gerade hier legen wir auch immer einen besonderen Augenmerk auf die Umsetzung der gesteckten Ziele.
Wer sich selbst etwas in das Thema einlesen will, findet in unserem Artikel „Erprobte Zeitmanagement Methoden“ Tipps zur Umsetzung. Auch das gratis Workbook Pareto-Prinzip ist ein super Hilfsmittel dazu. Du kannst Dir den Pareto-Speed-Workshop in unserem Downloadbereich komplett kostenfrei und unverbindlich herunterladen.
Getting Things Done – GTD
Der Getting Things Done Ansatz geht auf David Allen zurück und besagt, dass man zunächst alle Aufgaben erfassen soll, um im Anschluss daran nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren.
Als erstes soll man demnach jene Aufgaben erledigen, die sehr wichtig, aber gleichzeitig auch sehr schnell abgearbeitet werden können (z.B. Beantwortung von Emails). Auf diese Weise hat man im Anschluss daran ausreichend Zeit, sich um wichtige Aufgaben zu kümmern, die aufgrund ihrer Komplexität mehr Zeit beanspruchen.
Not-To-Do-Liste
Dieser Ansatz ist zunächst etwas überraschend, denn er besagt, dass man eine Liste anfertigen soll, die all diejenigen Dinge enthält, mit denen man sich auf gar keinen Fall ablenken lassen sollte. Ein exzellentes Beispiel hierfür ist das ständige Checken sozialer Netzwerke, wie beispielsweise Facebook oder seiner privaten Mails und WhatsApp. Auf diese einfache Weise setzt man wirkungsvoll viele Zeitdiebe bereits im Vorfeld außer Gefecht.
DIN A6 Informationssystem (DAISY)
Bei dem DIN A6 Informationssysetm werden die anstehenden Aufgaben nach einem bestimmten Muster in Klarsichtmäppchen angeordnet. Der Name kommt daher, das DIN A6 Zettel die Schreibgrunlage dieser Methode bilden. Bestimmten Themenbreichen werden bestimmte Farben zugeordnet.
- Rot = heute aktuell, in Bearbeitung
- Gelb = noch nicht erledigt, jedoch in Bearbeitung (nicht auf den heutigen Tag beschränkt)
- Blau = Namen, Adressen etc. (Organisatorisches)
- Weiß = Fakten etc.
- Orange = Kreative Ideen
- Violett = Persönliche Ziele
- Grün = Archiv
Wie man sieht ist DAISY nicht nur eine reine Zeitmanagement Methode, sonder dient auch der Selbstorganisation. Jedoch kann man privates und berufliches auch sehr gut trennen, da man theoretisch beliebig viele Mäppchen anlegen kann, solange der Farbcode eingehalten wird.
Pomodoro – Technik
Die Pomodoro – Technik basiert auf der Idee, das kurze Pausen das Arbeiten effektiver gestalten können. Bei dieser Technik unterteilt man sich die Zeit in 25 Minuten Teile ( Pomodori ), auf welche dann 5 minuten Pause folgen. Jetzt der genaue Ablauf:
- Schriftliches formulieren der Aufgabe
- Wecker auf 25 Minuten stellen
- Aufgabe bearbeiten is der Wecker klingelt, Stelle dann mit einem X markieren
- kleine Pause (5 Minuten)
- Nach jeweils 4 Pomodori eine längere Pause (15 – 20 Minuten)
Die ABC – Methode
Die ABC – Methode dient der Priorisierung von Aufgaben. A Aufgaben sind die wichtigsten, danch kommen B aufgaben, welche nicht so wichtig sind. Demzufolge sind C Aufgaben die unwichtigsten. Die Priorität ist dabei im Verhältnis zu den anderen aufgaben zu sehen. Also kann aus einer A Aufgabe schnell eine B oder sogar C Aufgabe werden wenn etwas wichtigeres neues dazukommt.
Die ALPEN Methode
Für eine gute Tagesplanung kann die Alpen-Methode sehr hilfreich sein und praxisnahe Tipps geben.
A = Aufgaben aufschreiben:
Man schreibt alle Aufgaben und Termine des folgenden Tages im Format einer To-Do-Liste auf. Auf diese Weise hat man die Aufgaben vor Augen und bekommt einen guten Überblick.
L = Länge / Dauer einschätzen:
Man setzt einen realistischen Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgabe. Normalerweise in Minuten ausgedrückt. Damit die Tätigkeit nicht in die Länge gezogen wird, muss man sich unbedingt ein Zeitlimit setzen.
P = Pufferzeiten einplanen:
Es ist nie eine gute Idee, den Tag bis in die letzten Minuten durchzuplanen, da es immer zu unvorhergesehenen Vorkommnissen kommen kann. Plane also unbedingt sogenannte Pufferzeiten ein. Faustregel ist, dass man nur ca. 50-60 % der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen soll.
E = Entscheidungen treffen:
Pro Tag sollte man sich 1-2 Prioritäten setzen, die man an diesem Tag unbedingt erledigen möchte. Ebenfalls sollte eine sinnvolle Reihenfolge der Tätigkeiten festgelegt werden, an der man sich orientieren kann.
N = Nachkontrolle:
Am Ende eines jeden Tages sollte man eine kleine Tagesbilanz ziehen. Was hat man geschafft, was nicht und warum. Dies hilft in der Zukunft Fehler zu vermeiden und effizienter zu werden. Übung macht den Meister, gilt auch hier!
Das klingt doch alles schonmal spannend! Deshalb haben wir für Dich einen weiteren Tipp, wie Du Deine Effektivität im Handumdrehen steigern kannst. Sagt Dir Pareto etwas? Ich hatte es oben schon einmal erwähnt. In unserem kostenlosen Pareto Speed-Workshop erhältst Du wertvolle weiterführende Tipps und kommst direkt in die Umsetzung! Diesen findest Du in unserem Downloadbereich.
Gelingt Dir dieses, erhältst Du durch optimiertes Zeitmanagement folgende Vorteile:
Zeit fehlt uns aus verschiedenen Gründen. Zum einen ist Zeit vergänglich und leider auch kein Gut, welches man kaufen kann. Außerdem ist unser Leben voll mit Verlockungen und Ablenkungen. Konzentration fällt oft sehr schwer und das Phänomen „keine Zeit“ ist menschlich.
Diese Zeitmanagement Methode geht auf den ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der selbst mit dieser Methode seine Zeit geplant und Aufgaben delegiert haben soll.
