Zeitmanagement Methoden für mehr Effektivität

Überall hört man die Klage: „Ich habe einfach nicht genug Zeit, um alles zu erledigen. Der Tag müsste 30 Stunden haben“. Aber ist das tatsächlich so? Haben wir vielleicht doch genug Zeit, nutzen diese aber nicht richtig? Wir haben das Thema für Dich in unserem Artikel beleuchtet. Hier findest Du erfolgreiche Zeitmanagement Methoden für mehr Effektivität in der Neukundengewinnung und im Kundenwachstum. Du erfährst:

• Was effektives Zeitmanagement ist
• Was die besten Zeitmanagement Methoden sind
  • Getting Things Done – GTD
  • Not-To-Do-Liste
  • DIN A6 Informationssystem
  • Pomodoro-Technik
  • Die ABC-Methode
  • Die ALPEN-Methode
• Warum Zeitmanagement so wichtig ist
• Was die Zeitmanagement Matrix ist

Die Neukundengewinnung fordert einen regelmäßigen Einsatz von Unternehmern und ist sehr zeitintensiv neben dem Tagesgeschäft. Deshalb ist es wichtig, die wertvolle Zeit nicht zu verschwenden, sondern bewusst mit ihr umzugehen.

Was ist effektives Zeitmanagement?

Machen wir gemeinsam ein kleines Brainstorming. Unter effektivem Zeitmanagement (oder auch Selbstmanagement) versteht man Prinzipien und Methoden, die uns helfen, anstehende Aufgaben, Termine und Ziele innerhalb eines definierten Zeitrahmens zu erledigen.

Gelingt Dir dieses, erhältst Du durch optimiertes Zeitmanagement folgende Vorteile:

• eine gute Übersicht über zu erledigende Tätigkeiten
• Du setzt konsequent angemessene Prioritäten
• mehr Freiraum und damit optimale Voraussetzungen für Kreativität
• mehr Freizeit
• Du reduzierst Deinen Stress
• Du verfolgst die gesetzten Ziele konsequent und systematisch

Die besten Zeitmanagement Methoden im Überblick

Nicht alle Menschen kommen in den Genuss eines professionellen Consultings und Coaching oder können ein entsprechendes Marketing Seminar besuchen. Denn gerade hier legen wir auch immer einen besonderen Augenmerk auf die Umsetzung der gesteckten Ziele.

Wer sich selbst etwas in das Thema einlesen will, findet in unserem Artikel „Erprobte Zeitmanagement Methoden“ Tipps zur Umsetzung. Auch das gratis Workbook Pareto-Prinzip ist ein super Hilfsmittel dazu. Du kannst Dir den Pareto-Speed-Workshop in unserem Downloadbereich komplett kostenfrei und unverbindlich herunterladen.

Getting Things Done – GTD

Der Getting Things Done Ansatz geht auf David Allen zurück und besagt, dass man zunächst alle Aufgaben erfassen soll, um im Anschluss daran nach ihrer Dringlichkeit zu sortieren.

Als erstes soll man demnach jene Aufgaben erledigen, die sehr wichtig, aber gleichzeitig auch sehr schnell abgearbeitet werden können (z.B. Beantwortung von Emails). Auf diese Weise hat man im Anschluss daran ausreichend Zeit, sich um wichtige Aufgaben zu kümmern, die aufgrund ihrer Komplexität mehr Zeit beanspruchen.

Not-To-Do-Liste

Dieser Ansatz ist zunächst etwas überraschend, denn er besagt, dass man eine Liste anfertigen soll, die all diejenigen Dinge enthält, mit denen man sich auf gar keinen Fall ablenken lassen sollte. Ein exzellentes Beispiel hierfür ist das ständige Checken sozialer Netzwerke, wie beispielsweise Facebook oder seiner privaten Mails und WhatsApp. Auf diese einfache Weise setzt man wirkungsvoll viele Zeitdiebe bereits im Vorfeld außer Gefecht.

DIN A6 Informationssystem (DAISY)

Bei dem DIN A6 Informationssysetm werden die anstehenden Aufgaben nach einem bestimmten Muster in Klarsichtmäppchen angeordnet. Der Name kommt daher, das DIN A6 Zettel die Schreibgrunlage dieser Methode bilden. Bestimmten Themenbreichen werden bestimmte Farben zugeordnet.

• Rot = heute aktuell, in Bearbeitung
• Gelb = noch nicht erledigt, jedoch in Bearbeitung (nicht auf den heutigen Tag beschränkt)
• Blau = Namen, Adressen etc. (Organisatorisches)
• Weiß = Fakten etc.
• Orange = Kreative Ideen
• Violett = Persönliche Ziele
• Grün = Archiv

Wie man sieht ist DAISY nicht nur eine reine Zeitmanagement Methode, sonder dient auch der Selbstorganisation. Jedoch kann man privates und berufliches auch sehr gut trennen, da man theoretisch beliebig viele Mäppchen anlegen kann, solange der Farbcode eingehalten wird.

Pomodoro – Technik

Die Pomodoro – Technik basiert auf der Idee, das kurze Pausen das Arbeiten effektiver gestalten können. Bei dieser Technik unterteilt man sich die Zeit in 25 Minuten Teile ( Pomodori ), auf welche dann 5 minuten Pause folgen. Jetzt der genaue Ablauf:

1. Schriftliches formulieren der Aufgabe
2. Wecker auf 25 Minuten stellen
3. Aufgabe bearbeiten  is der Wecker klingelt, Stelle dann mit einem X markieren
4. kleine Pause (5 Minuten)
5. Nach jeweils 4 Pomodori eine längere Pause (15 – 20 Minuten)

Die ABC – Methode

Die ABC – Methode dient der Priorisierung von Aufgaben. A Aufgaben sind die wichtigsten, danch kommen B aufgaben, welche nicht so wichtig sind. Demzufolge sind C Aufgaben die unwichtigsten. Die Priorität ist dabei im  Verhältnis zu den anderen aufgaben zu sehen. Also kann aus einer A Aufgabe schnell eine B oder sogar C Aufgabe werden wenn etwas wichtigeres neues dazukommt.

Die ALPEN Methode

Für eine gute Tagesplanung kann die Alpen-Methode sehr hilfreich sein und praxisnahe Tipps geben.

A = Aufgaben aufschreiben:

Man schreibt alle Aufgaben und Termine des folgenden Tages im Format einer To-Do-Liste auf. Auf diese Weise hat man die Aufgaben vor Augen und bekommt einen guten Überblick.

L = Länge / Dauer einschätzen:

Man setzt einen realistischen Zeitrahmen für die Erledigung der Aufgabe. Normalerweise in Minuten ausgedrückt. Damit die Tätigkeit nicht in die Länge gezogen wird, muss man sich unbedingt ein Zeitlimit setzen.

P = Pufferzeiten einplanen:

Es ist nie eine gute Idee, den Tag bis in die letzten Minuten durchzuplanen, da es immer zu unvorhergesehenen Vorkommnissen kommen kann. Plane also unbedingt sogenannte Pufferzeiten ein. Faustregel ist, dass man nur ca. 50-60 % der zur Verfügung stehenden Zeit verplanen soll.

E = Entscheidungen treffen:

Pro Tag sollte man sich 1-2 Prioritäten setzen, die man an diesem Tag unbedingt erledigen möchte. Ebenfalls sollte eine sinnvolle Reihenfolge der Tätigkeiten festgelegt werden, an der man sich orientieren kann.

N = Nachkontrolle:

Am Ende eines jeden Tages sollte man eine kleine Tagesbilanz ziehen. Was hat man geschafft, was nicht und warum. Dies hilft in der Zukunft Fehler zu vermeiden und effizienter zu werden. Übung macht den Meister, gilt auch hier!

Das klingt doch alles schonmal spannend! Deshalb haben wir für Dich einen weiteren Tipp, wie Du Deine Effektivität im Handumdrehen steigern kannst. Sagt Dir Pareto etwas? Ich hatte es oben schon einmal erwähnt. In unserem kostenlosen Pareto Speed-Workshop erhältst Du wertvolle weiterführende Tipps und kommst direkt in die Umsetzung! Diesen findest Du in unserem Downloadbereich.

Warum ist Zeitmanagement so wichtig?

Dem Zeitmanagement kommt eine Schlüsselfunktion im Rahmen eines guten und erfolgreichen Managements zu. Alle anderen Fähigkeiten sind natürlich auch wichtig. Wer aber seine Zeit nicht richtig einteilen kann, wer Aufgaben ständig zu spät erledigt und Deadlines partout nicht einhalten kann, der kann auch keine erfolgreiche Führungsperson sein.

Zeit fehlt uns aus verschiedenen Gründen. Zum einen ist Zeit vergänglich und leider auch kein Gut, welches man kaufen kann. Außerdem ist unser Leben voll mit Verlockungen und Ablenkungen. Konzentration fällt oft sehr schwer und das Phänomen „keine Zeit“ ist menschlich.

Ein effektives Zeit- und Selbstmanagement kann man lernen. Einmal verstanden und konsequent umgesetzt, werden positiven Effekte schnell greifbar. Durch das Lernen von zuverlässigen Zeitmanagement Methoden kannst Du Dich besser konzentrieren und Deine Aufmerksamkeit auf die wichtigen Dinge lenken.

Gute Zeitmanagement Methoden reduzieren Stress im Beruf, Studium und Privatleben ganz maßgeblich. Wer ständig darüber nachdenkt, was er alles noch nicht erledigt hat, der steht unter gewaltigem Druck.

Die Zeitmanagement Matrix

Neben den oben beschriebenen Zeitmanagement Methoden möchten wir auf eine der besten und bekanntesten Techniken gesondert eingehen – die Zeitmanagement Matrix nach Eisenhower.

Diese Zeitmanagement Methode geht auf den ehemaligen amerikanischen Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der selbst mit dieser Methode seine Zeit geplant und Aufgaben delegiert haben soll.

Schritt 1: Man schreibt die anstehenden Aufgaben auf einen Zettel.

Schritt 2: Man fragt sich selbst, ob die Aufgabe tatsächlich wichtig ist. Wenn ja, wie sehr.

Wenn man hierbei Schwierigkeiten hat, kann es hilfreich sein, zu überlegen, was passiert, wenn man die Aufgabe nicht erledigt. Die wirklich wichtigen Aufgaben sollten markiert werden.

Schritt 3: Zeichne die „Zeitmanagement Matrix“ und trage die Aufgaben entsprechend ein:

Diese Matrix aus 4 Feldern kombiniert zwei Zeit-Kriterien. Zum einen die „Wichtigkeit einer Aufgabe“ und zum anderen die „Dringlichkeit einer Aufgabe“.

Auf diese Weise erhält man dann vier Szenarien:

Die Aufgaben aus dem ersten Quadranten müssen sofort erledigt werden.

Beispiele:

• Abgabe des Marketing Plans zur Neukundengewinnung zu einem bestimmten Termin
• Bewerbung für eine neue Stelle schreiben und abgeben
• Abgabe eines Essays im Studium
• Veröffentlichung eines E-Books zu einem festgesetzen Termin

Die dringenden, aber nicht wichtigen Aufgaben sollte man delegieren.

Beispiele:

• Kopien machen
• Auf nebensächliche Emails antworten
• Routinebriefe schreiben
• Termin mit der Agentur vereinbaren
• Bewerbungen auf Vollständigkeit überprüfen

Die wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben sollten exakt terminiert und dann selbst erledigt werden. 

Beispiele:

• Erstellen einer neuen Landingpage zur Neukundengewinnung (als Ziel ohne Termin)
• Briefing für die Werbeagentur vorbereiten

Fazit

Manche Menschen haben gerade am Anfang Schwierigkeiten bei der Einteilung der Aufgaben. Natürlich kann es auch sein, dass man niemanden hat, an den man Aufgaben delegieren kann. Beispielsweise in einem Ein-Mann-Betrieb.

Im Endeffekt geht es vor allem darum, sich bewusst zu machen, was man schnell erledigen muss, was vielleicht jemand anderes übernehmen kann oder ob man etwas terminieren kann.

Wichtig ist auch, dass Zeitmanagement natürlich nicht mehr Arbeit machen darf als die Arbeit selbst. Ist einem eine Zeitmanagement Methode zu kompliziert oder zeitaufwendig, dann kann man sie eventuell auf die eigenen Bedürfnisse und Situationen zuschneiden.

Neugierig geworden? Ein weiteres Hilfsmittel kannst Du gratis bei uns herunterladen. Im Pareto Speed-Workshop geben wir Dir viele weitere hilfreiche Tipps, die Dir dabei helfen, Dein Zeit- und Selbstmanagement zu verbessern.